Informasjon om datafiler til adressering.

Mottak av datafiler:
Datafilene kan leveres på 3,5² disketter, Cd-rom eller sendes til vår E-mail adresse: gf@gf.no

For å få så mye plass som mulig på disketten kan filene pakkes (komprimeres) med kjente pakkeprogram som Pkzip, ARJ eller LHA.

Trykk på symbolet til høyre for å laste ned WinZip

Filformat:
Datafilene leveres i ASCII-format med Dos eller Windows (ANSI) tegnsett. Vi kan også ta imot Macintosh-formaterte disketter.
Alle kjente databaseprogram har mulighet for å eksportere til ASCII-format. Unntaksvis kan vi ta imot filer med andre formater, men dette må i tilfelle avtales på forhånd, og prøves ut. Det mest vanlige er å få feltene adskilt med komma og anførselstegn. Andre skilletegn kan også brukes, f.eks. semikolon. Filene kan også leveres med faste feltlengder istedenfor skilletegn. Det er viktig at det ved første gangs levering av diskett fylles ut en "record-beskrivelse"som forteller oss om hvordan strukturen på fila er. Ønsker kunden en fast tekst eller spesiell design må dette også skrives på i denne beskrivelsen.

Filstruktur:
Posten forlanger å få bladene pakket og sortert til de forskjellige postkontorer og regioner. Ved mottak av datafiler blir disse konvertert hos oss for enten ink-jet adressering eller for utskrift på listepapir/etiketter. Enkelte blader/etiketter vil derfor bli merket med stjerner for å tilfredsstille postens krav.
Det er viktig at filene har en struktur som gjør at denne sortering og konvertering kan foretas maskinelt av oss. Det vil derfor si at alle postnumre må stå i et eget felt. Postnummer til utlandet kan også stå i dette feltet, men må da ha en bokstav for landkode først. For eksempel "S-12560 Stockholm" eller DK-4500 København. Ved utlandsadresser må det være et felt hvor landet er notert.
Nedenfor følger et eksempel på et adresseregister slik det kan se ut:

Medl.nr.	Navn	Firma	Adresse	postnr+poststed	Land
6980	Arne Oppheim	Plast & Plast	Gruvegata 6	1750 Halden
7659	Bjørn Andersen	Fyrverkerifabrikken	Bjørneveien 3	1800 Askim
10905	Hugo Bjørgo		Fabrikkg. 2	1800 Askim
40346	Tore Smaaset		Fyrstikkv. 2	1850 Mysen
21789	Martens Pedersen		Stredet 9	DK-34560, Aarhus	Danmark
34839	Bosse Hanson	Volvo AB	Honunggatan 7	S- 1290, Gøteborg	Sverige

Vi har dårlig erfaring med å ta imot filer fra tekstbehandlingsprogram som Word Perfect, Microsoft Word og lignende da kunden som regel ikke har plassert dataene i kolonner som ovenfor, og det blir derfor vanskelig å få postnummer i samme felt. Det kan kun være 7 linjer pr. etikett, og maks 38 tegn pr. linje. Dersom feltene inneholder flere tegn blir disse kuttet vekk ved utskrift.

Plassering av adresser:
Posten krever at det skal være satt av et felt hvor det er plass til adressene. Feltet må ha en høyde på minimum 4 cm. og en bredde på 12.5 cm. Dersom adresseregisteret består av mange adressefelt må det muligens benyttes flere linjer, og da må feltet på baksiden av bladet være større. Adressene skal primært plasseres på baksiden av bladet, øverst til venstre. På høyre side skal returadressen og framsendingsmåten (A-blad, B-blad osv.) være plassert

Priser:
Normalt koster det fra kr. 650,- til kr. 850,- pr. gang for å konvertere filene over til vår database. Prisene avhenger av i hvilket format vi mottar dem. Vi kan gi faste priser dersom kunden leverer filene slik vi ønsker det. Vi tar også på oss "selektering" (utvelging) av dataene mot et tillegg i prisen hvis kunden ønsker bare deler av adresseregisteret adressert.

Generelt:
Datafilene må leveres på diskett eller til vår E-mailadresse senest 2 dager før produksjonsdagen av bladet. Dette for å unngå forsinkelser ved feil på datafilen, eller hvis andre problemer oppstår under konverteringen.

Grafisk Ferdiggjøring A/S har konsesjon fra Datatilsynet for å motta datafiler, og følger Datatilsynets strenge krav til oppbevaring, sletting og innsyn. Kunden kan derfor stole på at adresseregisteret ikke havner i urette hender.